Formation Formation Organiser une conference call - 2 jours

Principe, équipement et tarifs Mise à disposition d’une « salle virtuelle » par un opérateur téléphonique, d’un numéro de téléphone dédié et d’un code d’accès personnalisé Équipement (fixe ou portable) Tarifs différents selon les opérateurs Se préparer mentalement Prendre le temps d’une préparation personnelle Développement d’une attitude intérieure positive Évacuer stress, trac et tensions Réunir et sélectionner les participants Déterminer un nombre maximum de participants Caractériser les participants (faire attention aux niveaux hiérarchiques) Identifier les modalités techniques à sa disposition Préparer le contenu de la conférence Réfléchir, structurer et répéter son intervention Soigner sa posture Se relaxer pour bien parler S’asseoir confortablement Évaluation des objectifs et enjeux de la réunion Préparer chacun des points à traiter Prévoir les modalités de prise de parole et prise de décision Savoir animer la conference : l’animateur est le maître du jeu Missions principales de l’animateur Lister l’ensemble des participants Être court, direct et clair sur les « modalités ». Oser interrompre et savoir faire parler chacun Inviter à conclure Être ponctuel et choisir des sujets simples Savoir communiquer l’ordre du jour dans le bon « timing » Comment faire respecter la ponctualité? Avoir un ordre du jour précis 6 règles à ne pas oublier lors d’une conference call : - l’accueil des participants - évoquer l’ordre du jour - déterminer les règles du jeu - définir les objectifs et le déroulement de la conférence - suivre une méthode - obtenir des retours de ses participants Savoir capter l’attention et éviter les tensions Faire attention à son débit, intonations, rythme Mettre des silences et être attentifs à ceux des participants Faire attention à l’humour Bien cadrer la conversation en prenant garde à ses propres paroles et à celles des participants Élaborer un compte rendu 2 options : - les opérateurs télphoniques propose un service de rédaction - le faire soi-même Rédiger le compte rendu rapidement