Formation Formation Secrétariat - 5 jours

Le b.a-ba des métiers du secrétariat Le métier de secrétaire Définition des fonctions et missions de la profession Identification des compétences à posséder L’organisation de l’activité  Développer sa polyvalence en assurant plusieurs tâches en même temps Organiser des réunions, des déplacements etc. Instaurer une ambiance d’équipe Travailler en partenariat avec ses collaborateurs Tirer parti des conflits de matière positive Classer efficacement les documents Concevoir le guide des procédures du métier Choisir la méthode le plus pertinente et adaptée aux besoins des utilisateurs Connaître la réglementation concernant la conservation de documents Créer un plan de classement évolutif Apprendre à travailler avec l’outil informatique Structurer le classement informatique des documents Réaliser des outils communs (planning, base de données etc.) Maîtriser l’orthographe Les essentielles de l’orthographe (majuscules, règles des pluriels etc.) Maîtriser la grammaire La réalisation des écrits Rédaction de documents (email, fax, courrier) Connaître et appliquer les règles fondamentales de présentation de documents Organiser la structure de vos écrits pour gagner du temps Choisir un style adapté pour vos écrits Méthode pour faire un compte rendu Prendre des notes pertinentes Organiser les informations et faire un compte rendu concis et efficace La communication téléphonique Communiquer de manière efficace Adopter un comportement professionnel (bannir l’agressivité, la « soumission », la manipulation) Recevoir des directives et instaurer une relation de confiance avec vos supérieurs Prendre la parole en public et transmettre les informations efficacement Les règles de la communication téléphonique Soigner le ton, la voix, la tonalité, le débit de parole Être à l’aise, aimable et s’exprimer avec rigueur Conclure la communication Prendre efficacement un message  Employer les techniques de questionnement Annoter les informations pertinentes La gestion des appels difficiles Filtrer les appels Maîtriser les interlocuteurs difficiles, rester professionnel