1 Analyser l'information à traiter et choisir une méthode de classement
Situer les besoins d'information. Analyser l'information à traiter dans son service. Connaître les différentes méthodes de classement, leurs avantages et inconvénients. Choisir la méthode de classement la mieux adaptée. Mettre en œuvre les quatre principes d'un classement efficace.
2 Faciliter l'accès de tous à l'information
Réorganisation d'un classement : la méthode AIR pour réorganiser son propre classement ou celui de son manager, la méthode ACTION pour réorganiser le classement d'un service ou d'une petite entreprise. Élaborer un plan de classement. Choisir des titres de dossiers pertinents. Structurer ses dossiers de façon pratique.
3 Savoir quoi jeter, quoi archiver
Les bonnes raisons de garder : que garder ? pendant combien de temps ? selon quels critères ? Connaître les durées légales de conservation des documents. Mettre en place une procédure simple et efficace pour retrouver à coup sûr le document, même de nombreuses années après.
4 Optimiser le classement grâce à Excel
Concevoir ses bases de données. Suivre son plan de classement, les archives, la documentation du service. Atteindre plus vite les documents (hyperliens, raccourcis).
5 Optimiser sa messagerie OUTLOOK
Toutes les fonctions pour gagner du temps dans le traitement des messages. Les bonnes questions à se poser pour optimiser sa messagerie. 6 Découvrir la GED (Gestion Électronique des Documents) Les apports essentiels de la GED.
